Yhtiökokouksen pöytäkirja
Yhtiökokouksen pöytäkirja: sisältö, laatiminen, tarkastaminen, säilytys ja osakkaan oikeus tutustua. Lainsäädäntö ja dokumentaatio.
Yhtiökokouksen pöytäkirja
Yhtiökokouksen pöytäkirja on virallinen dokumentti kokouksen kulusta ja päätöksistä. Se toimii oikeudellisena todisteena tehdyistä päätöksistä ja on osakkaiden tiedonsaannin kannalta keskeinen asiakirja. Tässä artikkelissa käsitellään pöytäkirjan vaatimukset ja käytännöt.
Pöytäkirjan merkitys
Tarkoitus
Pöytäkirjan tehtävät:
| Tehtävä | Sisältö |
|---|---|
| Dokumentointi | Päätösten kirjaaminen |
| Todistelu | Oikeudellinen merkitys |
| Tiedottaminen | Osakkaille |
| Historia | Yhtiön toiminnan seuranta |
Oikeudellinen asema
Pöytäkirja todisteena:
| Piirre | Merkitys |
|---|---|
| Julkinen asiakirja | Osakkaiden saatavilla |
| Päätösten todistelu | Tuomioistuimessa |
| Moiteperuste | Jos virheellinen |
| Säilytettävä | Pysyvästi |
Pöytäkirjan sisältö
Pakolliset tiedot
Lain vaatima sisältö:
| Tieto | Sisältö |
|---|---|
| Kokouksen laji | Varsinainen/ylimääräinen |
| Aika | Päivämäärä ja kellonaika |
| Paikka | Kokouspaikka |
| Läsnäolijat | Luettelo |
| Päätökset | Jokainen päätös |
| Äänestystulokset | Jos äänestetty |
Läsnäolijaluettelo
Osallistujien kirjaaminen:
| Tieto | Sisältö |
|---|---|
| Osakkaat | Nimet |
| Osakkeet | Huoneistot/osakemäärät |
| Äänimäärät | Kokonaisäänimäärä |
| Valtuutetut | Valtakirjalla osallistuvat |
| Muut | Isännöitsijä, hallitus |
Päätösten kirjaaminen
Päätösten dokumentointi:
| Elementti | Sisältö |
|---|---|
| Asian numero | Asialistan mukaan |
| Asia | Mitä käsiteltiin |
| Ehdotukset | Päätösehdotukset |
| Päätös | Mitä päätettiin |
| Äänestystulos | Jos äänestettiin |
Äänestystulokset
Äänestyksen dokumentointi:
| Tieto | Pakollinen |
|---|---|
| Puolesta | Äänimäärä |
| Vastaan | Äänimäärä |
| Tyhjät | Äänimäärä |
| Äänestystapa | Avoin/suljettu |
Pöytäkirjan laatiminen
Sihteerin rooli
Kuka laatii pöytäkirjan:
| Henkilö | Tyypillisesti |
|---|---|
| Sihteeri | Kokouksen valitsema |
| Isännöitsijä | Usein valitaan |
| Muu henkilö | Mahdollista |
Laatimisen ajankohta
Milloin laaditaan:
| Vaihe | Aika |
|---|---|
| Kokouksen aikana | Muistiinpanot |
| Kokouksen jälkeen | Puhtaaksikirjoitus |
| Viimeistely | 2 viikon kuluessa |
Muotoseikat
Pöytäkirjan muoto:
| Elementti | Käytäntö |
|---|---|
| Otsikko | Yhtiön nimi, kokouksen laji |
| Numerointi | Juokseva |
| Asiat | Järjestyksessä |
| Selkeys | Yksiselitteinen muotoilu |
Pöytäkirjan tarkastaminen
Tarkastajien rooli
Pöytäkirjan tarkastajat:
| Tehtävä | Sisältö |
|---|---|
| Valinta | Kokous valitsee |
| Lukumäärä | Yleensä kaksi |
| Tehtävä | Sisällön varmistus |
| Vastuu | Oikeellisuus |
Tarkastamisen sisältö
Mitä tarkastetaan:
| Kohde | Sisältö |
|---|---|
| Läsnäolijat | Oikein kirjattu |
| Päätökset | Vastaavat tehtyä |
| Äänestykset | Tulokset oikein |
| Menettelyt | Oikein kuvattu |
Tarkastuksen määräaika
Milloin tarkastetaan:
| Aika | Sisältö |
|---|---|
| 2 viikkoa | Kokouksesta |
| Allekirjoitus | Tarkastajat |
| Puheenjohtaja | Allekirjoittaa |
| Sihteeri | Allekirjoittaa |
Allekirjoitukset
Pakolliset allekirjoitukset
Kenen on allekirjoitettava:
| Henkilö | Pakollinen |
|---|---|
| Puheenjohtaja | Kyllä |
| Sihteeri | Käytäntö vaihtelee |
| Tarkastajat | Kyllä |
Allekirjoituksen merkitys
Mitä allekirjoitus tarkoittaa:
| Henkilö | Vahvistaa |
|---|---|
| Puheenjohtaja | Kokouksen johti |
| Tarkastajat | Sisältö oikea |
| Sihteeri | Laatinut pöytäkirjan |
Sähköinen allekirjoitus
Digitaalinen allekirjoitus:
| Periaate | Sisältö |
|---|---|
| Mahdollinen | Lain mukaan |
| Vahva tunnistaminen | Suositeltava |
| Arkistointi | Sähköinen/paperinen |
Pöytäkirjan jakelu
Nähtävilläpito
Pöytäkirjan saatavuus:
| Periaate | Sisältö |
|---|---|
| Aika | 2 viikon kuluessa |
| Paikka | Isännöitsijän toimisto |
| Kopio | Pyynnöstä |
| Maksu | Kohtuullinen kopiomaksu |
Tiedottaminen
Miten tiedotetaan:
| Tapa | Käytäntö |
|---|---|
| Ilmoitus | Pöytäkirja nähtävillä |
| Sähköinen | Portaalissa |
| Kopio | Pyynnöstä lähetettävä |
Osakkaan oikeus
Tiedonsaantioikeus:
| Oikeus | Sisältö |
|---|---|
| Tutustuminen | Aina |
| Kopio | Pyynnöstä |
| Maksu | Kohtuulliset kopiomaksut |
| Kieltäytyminen | Ei mahdollista |
Säilytys
Säilytysaika
Kuinka kauan säilytetään:
| Asiakirja | Aika |
|---|---|
| Yhtiökokouspöytäkirjat | Pysyvästi |
| Liitteet | Pysyvästi |
| Läsnäolijaluettelo | Pysyvästi |
Säilytystapa
Miten säilytetään:
| Tapa | Käytäntö |
|---|---|
| Paperinen | Perinteinen |
| Sähköinen | Varmuuskopioitu |
| Molemmat | Suositeltava |
Arkistointi
Arkistoinnin periaatteet:
| Periaate | Sisältö |
|---|---|
| Järjestys | Kronologinen |
| Hakemisto | Helppo löytää |
| Turvallinen | Paloturvallinen |
| Pääsy | Rajattu |
Virheet pöytäkirjassa
Virheiden korjaaminen
Miten virheet korjataan:
| Tilanne | Toimenpide |
|---|---|
| Kirjoitusvirhe | Korjataan |
| Asiallinen virhe | Korjataan, merkintä |
| Olennainen virhe | Oikaisu seuraavassa kokouksessa |
Korjausmerkinnät
Korjausten dokumentointi:
| Merkintä | Sisältö |
|---|---|
| Korjauspäivä | Milloin korjattu |
| Korjaaja | Kuka korjasi |
| Alkuperäinen | Nähtävissä |
| Hyväksyntä | Tarkastajat |
Moittiminen
Pöytäkirjan moittiminen:
| Peruste | Esimerkki |
|---|---|
| Virheellinen sisältö | Päätös väärin kirjattu |
| Puutteellinen | Äänestystulos puuttuu |
| Muotovirhe | Allekirjoitukset puuttuvat |
Eriävä mielipide
Oikeus kirjauttaa
Milloin voi kirjauttaa:
| Tilanne | Oikeus |
|---|---|
| Osakas äänesti vastaan | Kyllä |
| Pyyntö kokouksessa | Kyllä |
| Jälkikäteen | Ei |
Eriävän mielipiteen sisältö
Mitä voi kirjata:
| Sisältö | Mahdollinen |
|---|---|
| Oma kanta | Kyllä |
| Perustelut | Lyhyesti |
| Vastaesitys | Jos oli |
Merkitys
Eriävän mielipiteen vaikutus:
| Vaikutus | Sisältö |
|---|---|
| Moiteoikeus | Säilyy |
| Dokumentointi | Oma kanta kirjattu |
| Vastuu | Voi vaikuttaa |
Liitteet
Tyypilliset liitteet
Pöytäkirjan liitteet:
| Liite | Milloin |
|---|---|
| Kokouskutsu | Aina |
| Läsnäolijaluettelo | Aina |
| Valtakirjat | Kokouksesta |
| Tilinpäätös | Varsinaisessa |
| Päätösasiakirjat | Tarpeen mukaan |
Liitteiden säilytys
Liitteiden arkistointi:
| Periaate | Sisältö |
|---|---|
| Yhdessä | Pöytäkirjan kanssa |
| Järjestys | Selkeä viittaus |
| Säilytysaika | Sama kuin pöytäkirja |
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka nopeasti pöytäkirja on oltava valmis?
Viimeistään kahden viikon kuluessa kokouksesta pöytäkirja on oltava nähtävillä osakkaiden saatavissa.
Voiko osakas saada kopion pöytäkirjasta?
Kyllä. Osakkaalla on oikeus saada kopio pöytäkirjasta kohtuullista korvausta vastaan.
Kuka allekirjoittaa pöytäkirjan?
Puheenjohtaja ja pöytäkirjan tarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan. Usein myös sihteeri allekirjoittaa.
Lue myös
- Yhtiökokous-opas
- Yhtiökokouksen kulku
- Taloyhtiön asiakirjat
- Taloyhtiön päätöksenteko
- Osakkaan oikeudet ja velvollisuudet
Asumisen, asuntokaupan ja remonttien työkalut samassa paikassa
Luo maksuton tili ja pääset hyödyntämään työkaluja ja kilpailutuksia, jotka auttavat tekemään parempia päätöksiä ja säästämään rahaa.
Lähteet
- Asunto-osakeyhtiölaki
- Finlex: Asunto-osakeyhtiölaki
- Arkistolaki
- Oikeusministeriö: Yhtiökokouskäytännöt
Artikkeli julkaistu 15.6.2026.