Isännöitsijän valinta
Isännöitsijän valinta taloyhtiölle: kilpailutuksen vaiheet, tarjousten vertailu, haastattelut, referenssit ja sopimuksen tekeminen.
Isännöitsijän valinta
Isännöitsijän valinta on taloyhtiölle tärkeä päätös, joka vaikuttaa yhtiön toimintaan vuosiksi eteenpäin. Hyvä isännöitsijä parantaa taloyhtiön hallintoa, taloudenpitoa ja kiinteistön kunnossapitoa. Huono valinta puolestaan voi johtaa ongelmiin, jotka heijastuvat suoraan osakkaiden arkeen ja talouteen. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaan isännöitsijän valitsee taloyhtiön hallitus, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Tässä artikkelissa käsitellään isännöitsijän valinnan vaiheet perusteellisesti.
Valinnan perusteet ja päätöksenteko
Kuka päättää isännöitsijän valinnasta
Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 20 pykälän mukaan hallitus valitsee isännöitsijän. Tämä tarkoittaa, että yhtiökokous ei osallistu päätökseen, ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty. Päätöksentekoketju on selkeä:
| Päätös | Tekijä | Lakiperusta | Huomioitavaa |
|---|---|---|---|
| Kilpailutuspäätös | Hallitus | AOYL 7:2 | Voi tehdä ilman yhtiökokousta |
| Valinta | Hallitus | AOYL 7:20 | Yksinkertainen enemmistö riittää |
| Sopimuksen allekirj. | Hallitus | AOYL 7:2 | Edustamisoikeuden mukaan |
| Yhtiökokous | Ei päätä | - | Voi antaa suosituksen |
| Erottaminen | Hallitus | AOYL 7:20 | Milloin tahansa ilman perustetta |
Hallituksen tulee dokumentoida valintapäätös pöytäkirjaan. Päätöksestä on hyvä ilmetä valintaperusteet, vertailuprosessi ja äänestystulos, jos asiasta äänestettiin.
Milloin isännöitsijä valitaan
Isännöitsijän valinta tulee ajankohtaiseksi useissa eri tilanteissa. On tärkeää tunnistaa tilanne ajoissa, jotta kilpailutukselle jää riittävästi aikaa.
| Tilanne | Syy | Aikataulu kilpailutukseen |
|---|---|---|
| Sopimuksen päättyminen | Määräaikainen sopimus umpeutuu | 6-12 kk ennen päättymistä |
| Irtisanominen | Tyytymättömyys nykyiseen | Irtisanomisajan mukaan (3-6 kk) |
| Isännöitsijän ero | Isännöitsijä irtisanoo itsensä | Irtisanomisajan mukaan |
| Isännöintiyrityksen muutokset | Yrityskauppa, toiminnan lopetus | Tilanne ratkaisee |
| Uusi yhtiö | Perustettaessa taloyhtiö | Välittömästi |
| Huono palvelu | Jatkuvat laiminlyönnit | Heti kun päätös tehty |
Käytännön esimerkki: Taloyhtiö on tyytymätön isännöitsijän tavoitettavuuteen ja raportoinnin laatuun. Hallitus päättää helmikuussa kilpailuttaa isännöinnin. Nykyisen sopimuksen irtisanomisaika on 6 kuukautta, joten uusi isännöitsijä voi aloittaa aikaisintaan syyskuussa. Kilpailutusprosessiin varataan 3-4 kuukautta.
Valintakriteerit ja niiden painotus
Isännöitsijän valinnassa tulee arvioida useita tekijöitä. Hallituksen kannattaa määritellä kriteerit ja niiden painoarvot ennen kilpailutuksen aloittamista.
| Kriteeri | Sisältö | Painoarvo-esimerkki |
|---|---|---|
| Ammattitaito | Koulutus, pätevyydet, kokemus | 25-30 % |
| Palvelutaso | Tavoitettavuus, vastausajat, laatu | 20-25 % |
| Referenssit | Aiempi kokemus vastaavista kohteista | 15-20 % |
| Hinta | Kokonaiskustannukset vuositasolla | 20-25 % |
| Yhteistyökyky | Vuorovaikutus, viestintätavat | 10-15 % |
| Tekniset palvelut | Tekninen osaaminen, kumppaniverkosto | 10-15 % |
Kilpailutusprosessi
Huolellinen kilpailutus varmistaa, että taloyhtiö löytää sopivimman isännöitsijän. Prosessi kannattaa suunnitella etukäteen ja dokumentoida kaikki vaiheet.
Kilpailutuksen vaiheet
Prosessi etenee loogisissa vaiheissa, joihin tulee varata riittävästi aikaa:
| Vaihe | Sisältö | Kesto | Vastuuhenkilö |
|---|---|---|---|
| 1. Valmistelu | Tarpeiden kartoitus, kriteerit | 2-3 viikkoa | Hallitus |
| 2. Tarjouspyyntö | Laaditaan ja lähetetään | 1-2 viikkoa | Hallitus/pj |
| 3. Tarjousaika | Tarjoajat valmistelevat | 2-4 viikkoa | Tarjoajat |
| 4. Tarjousten vertailu | Analysoidaan saadut tarjoukset | 1-2 viikkoa | Hallitus |
| 5. Haastattelut | Parhaat ehdokkaat haastatellaan | 1-2 viikkoa | Hallitus |
| 6. Referenssit | Tarkistetaan suosittelijoilta | 1 viikko | Hallituksen jäsen |
| 7. Valinta | Hallitus päättää | Kokous | Hallitus |
| 8. Sopimus | Neuvotellaan ja allekirjoitetaan | 1-2 viikkoa | Hallitus |
Kokonaisaika: Kilpailutusprosessiin kannattaa varata vähintään 2-3 kuukautta. Kiirehtiminen johtaa helposti huonoon valintaan.
Tarjouspyynnön sisältö
Laadukas tarjouspyyntö mahdollistaa vertailukelpoisten tarjousten saamisen. Tarjouspyynnön tulee sisältää kaikki olennaiset tiedot taloyhtiöstä ja halutusta palvelusta.
| Kohta | Sisältö | Tarkoitus |
|---|---|---|
| Yhtiön perustiedot | Nimi, osoite, huoneistojen määrä, ikä | Kohteen kuvaus |
| Kiinteistön tiedot | Rakennustyyppi, tekniset järjestelmät | Tekninen profiili |
| Nykyinen tilanne | Suunnitellut remontit, erityishaasteet | Tarpeiden ymmärrys |
| Palvelutarve | Mitä palveluja halutaan | Tarjouksen rajaus |
| Hintarakenne | Miten hinnoittelu pyydetään | Vertailukelpoisuus |
| Aikataulu | Tarjousten jättöaika | Prosessin hallinta |
| Referenssit | Pyydetään vastaavista kohteista | Kokemuksen arviointi |
| Lisäkysymykset | Avoimet kysymykset palvelusta | Syvällisempi ymmärrys |
Käytännön vinkki: Liitä tarjouspyyntöön edellisen vuoden tilinpäätös, pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelma (PTS) ja yhtiöjärjestys. Näin tarjoajat voivat tutustua yhtiöön ja antaa realistisen tarjouksen.
Tarjoajien määrä ja valinta
Sopiva tarjoajien määrä riippuu taloyhtiön koosta ja sijainnista:
| Yhtiön koko | Suositeltu tarjoajien määrä | Perustelu |
|---|---|---|
| Pieni (alle 20 as.) | 3-4 | Riittävä vertailu, hallittava työ |
| Keskisuuri (20-60 as.) | 4-6 | Hyvä kilpailu, monipuolinen tarjonta |
| Suuri (yli 60 as.) | 5-8 | Laaja vertailu, merkittävä kohde |
Tarjoajia kannattaa valita eri kokoluokan isännöintiyrityksistä: suuria valtakunnallisia toimijoita, keskikokoisia alueellisia yrityksiä ja pienempiä paikallisia toimijoita. Näin saadaan kattava kuva markkinoista.
Tarjousten vertailu
Tarjousten vertailu on kilpailutuksen kriittisin vaihe. Vertailussa tulee olla järjestelmällinen ja dokumentoida havainnot.
Hintavertailu
Kustannusten arvioinnissa tulee huomioida kaikki kulut, ei pelkästään kuukausimaksua:
| Hintaerä | Huomioitava | Vaikutus kokonaishintaan |
|---|---|---|
| Kuukausihinta | Mitä sisältyy perusmaksuun | Suurin yksittäinen erä |
| Erillisveloitukset | Lisätyöt, projektit, todistukset | Voi nostaa kuluja merkittävästi |
| Tuntihinnat | Lisätöiden veloitusperuste | Tärkeä remonttien yhteydessä |
| Indeksikorotukset | Miten hinta kehittyy vuosittain | Pitkän aikavälin kustannus |
| Aloituskustannukset | Siirtymävaiheen lisäkulut | Kertaluonteinen erä |
Esimerkkilaskelma 30 asunnon taloyhtiölle:
| Tarjoaja | Kuukausihinta | Erillisveloitukset/v | Vuosikustannus |
|---|---|---|---|
| A | 1 200 €/kk | n. 2 000 € | 16 400 € |
| B | 1 400 €/kk | n. 500 € | 17 300 € |
| C | 1 100 €/kk | n. 3 500 € | 16 700 € |
Halvimmalta vaikuttava kuukausihinta (C) ei välttämättä ole edullisin kokonaisuutena.
Palvelutason vertailu
Palvelun laatu ratkaisee arjessa. Vertaa tarjouksia näiden tekijöiden osalta:
| Vertailukohde | Sisältö | Arviointiperuste |
|---|---|---|
| Peruspalvelut | Mitä sisältyy kuukausihintaan | Laajuus ja kattavuus |
| Tavoitettavuus | Vastausajat, päivystys | Konkreettiset lupaukset |
| Sähköiset palvelut | Asukasportaali, vikailmoitukset | Käytettävyys ja toiminnot |
| Tekninen osaaminen | Oma tekninen henkilöstö | Teknisten asioiden hoito |
| Kirjanpito | Oma vai ulkoistettu | Raportoinnin laatu |
| Varahenkilöjärjestelyt | Lomat, sairastumiset | Jatkuvuuden varmistaminen |
Pisteytystaulukko
Systemaattinen pisteytys helpottaa päätöksentekoa:
| Kriteeri | Painoarvo | Tarjoaja A | Tarjoaja B | Tarjoaja C |
|---|---|---|---|---|
| Hinta | 25 % | 4/5 | 3/5 | 4/5 |
| Palvelutaso | 25 % | 4/5 | 5/5 | 3/5 |
| Ammattitaito | 20 % | 4/5 | 4/5 | 4/5 |
| Referenssit | 15 % | 5/5 | 4/5 | 3/5 |
| Yhteistyökyky | 15 % | 4/5 | 5/5 | 3/5 |
| Painotettu | 100 % | 4,15 | 4,15 | 3,45 |
Haastattelut
Haastattelu on tärkeä vaihe, jossa arvioidaan tarjoajan sopivuutta juuri kyseiselle taloyhtiölle.
Haastateltavien valinta
Resurssien säästämiseksi haastatellaan vain parhaat ehdokkaat:
| Käytäntö | Kuvaus | Suositus |
|---|---|---|
| 2-3 parasta | Tarjousvertailun kärkiehdokkaat | Yleisin ja tehokkain |
| Kaikki kiinnostavat | Laajempi katsaus | Työläs, mutta kattava |
| Paikan päällä | Tapaaminen isännöintitoimistolla | Antaa kuvan resursseistakin |
Haastattelun sisältö
Haastattelussa tulee selvittää käytännön asioita ja arvioida yhteistyön sujuvuutta:
| Aihe | Esimerkkikysymyksiä | Arvioitava asia |
|---|---|---|
| Vastuuhenkilö | Kuka hoitaa yhtiötämme päivittäin? | Henkilön kokemus ja sopivuus |
| Tavoitettavuus | Miten ja milloin teihin saa yhteyden? | Palvelulupauksen realistisuus |
| Kokemus | Millaisia kohteita olette hoitaneet? | Relevanssi omaan yhtiöön |
| Remontit | Miten hoidatte korjaushankkeet? | Tekninen osaaminen |
| Viestintä | Miten tiedotatte asukkaita? | Viestintäkäytännöt |
| Ongelmatilanteet | Miten toimitte kriisitilanteissa? | Reagointikyky |
| Henkilöstö | Montako kohdetta isännöitsijällä on? | Resurssien riittävyys |
Hyödyllisiä haastattelukysymyksiä
Konkreettiset kysymykset paljastavat enemmän kuin yleiset:
| Kysymys | Tarkoitus |
|---|---|
| Kuka on nimetty vastuuhenkilö? | Yhteyshenkilön selvittäminen |
| Montako kohdetta vastuuhenkilöllä on? | Resurssien riittävyyden arviointi |
| Mikä on vasteaika vikailmoituksiin? | Konkreettinen palvelulupaus |
| Miten hoidatte yhtiökokouksen järjestelyt? | Kokousten järjestämisen käytännöt |
| Miten raportoitte hallitukselle? | Raportoinnin säännöllisyys ja laatu |
| Mikä on vahvuutenne isännöinnissä? | Itsearvio ja erikoistuminen |
| Mikä on haastavinta isännöinnissä? | Rehellisyys ja itsetuntemus |
| Miksi meidän pitäisi valita teidät? | Erottautumistekijät |
Referenssien tarkistus
Referenssien tarkistus on kriittinen vaihe, jota ei kannata ohittaa. Referenssit kertovat todellisesta palvelukokemuksesta.
Referenssien pyytäminen
Pyydä tarjoajilta referenssejä, jotka vastaavat omaa yhtiötäsi:
| Tieto | Vaatimus | Perustelu |
|---|---|---|
| Vastaava kokoluokka | Samankokoinen tai isompi taloyhtiö | Vertailukelpoisuus |
| Yhteystiedot | Hallituksen puheenjohtaja | Suora kontakti päättäjään |
| Asiakassuhteen kesto | Vähintään 1-2 vuotta | Kokemus koko palveluprosessista |
| Vastaava rakennustyyppi | Kerrostalo, rivitalo, paritalo | Tekniset erityispiirteet |
Referenssikyselyt
Kun soitat referensseille, kysy konkreettisia asioita:
| Kysymys | Tarkoitus |
|---|---|
| Ovatko he tyytyväisiä palveluun? | Yleiskuva tyytyväisyydestä |
| Mikä on toiminut erityisen hyvin? | Vahvuuksien tunnistaminen |
| Onko ollut ongelmia? Mitä? | Heikkouksien ja riskien tunnistaminen |
| Miten isännöitsijä on tavoitettavissa? | Arkipäivän palvelun laatu |
| Miten viestintä toimii? | Tiedottamisen ja raportoinnin laatu |
| Suosittelisitteko tätä isännöitsijää? | Kokonaiskuva |
| Mikä hinta-laatusuhde mielestänne on? | Vastinetta rahalle |
Taustatarkistukset
Referenssien lisäksi kannattaa tehdä muitakin tarkistuksia:
| Tarkistus | Sisältö | Mistä tarkistaa |
|---|---|---|
| Luottotiedot | Yrityksen taloudellinen tilanne | Asiakastieto, Suomen Asiakastieto |
| Pätevyydet | Isännöitsijöiden koulutus | ISA-rekisteri, todistukset |
| Auktorisointi | ISA-auktorisointi | Isännöintiliitto |
| Vastuuvakuutus | Riittävä vakuutusturva | Kysytään tarjoajalta |
| Kaupparekisteri | Yrityksen perustiedot | PRH |
Päätöksenteko
Kun vertailu, haastattelut ja referenssitarkistukset on tehty, hallitus tekee päätöksen.
Kokonaisarvio ja painotus
Kokonaisarviossa yhdistetään kaikki kerätty tieto:
| Tekijä | Tyypillinen painoarvo | Huomioitava |
|---|---|---|
| Ammattitaito | 25-30 % | Koulutus, kokemus, pätevyydet |
| Palvelutaso | 20-25 % | Tavoitettavuus, viestintä, laatu |
| Hinta | 20-25 % | Kokonaiskustannukset vuositasolla |
| Yhteensopivuus | 15-20 % | Sopivuus yhtiön tarpeisiin |
| Referenssit | 10-15 % | Asiakkaiden kokemukset |
Hallituksen päätös
Päätöksenteko hallituksen kokouksessa:
| Vaihe | Sisältö | Dokumentointi |
|---|---|---|
| Esittely | Vertailutiedot ja suositus | Liitteeksi pöytäkirjaan |
| Keskustelu | Jäsenten mielipiteet | Kirjataan keskustelu |
| Äänestys | Tarvittaessa äänestetään | Äänestystulos kirjataan |
| Päätös | Valittu isännöitsijä | Selkeä päätöskirjaus |
| Valtuutus | Kuka allekirjoittaa sopimuksen | Valtuutus kirjataan |
Tiedottaminen
Valinnasta tulee tiedottaa asianmukaisesti:
| Kenelle | Sisältö | Aikataulu |
|---|---|---|
| Valittu tarjoaja | Virallinen valintailmoitus | Välittömästi päätöksen jälkeen |
| Hävinneet tarjoajat | Kohtelias kiitosviesti | Muutaman päivän kuluessa |
| Nykyinen isännöitsijä | Irtisanomisilmoitus (jos vaihtuu) | Sopimuksen mukaan |
| Osakkaat ja asukkaat | Tiedote uudesta isännöitsijästä | Ennen aloitusta |
Sopimuksen tekeminen
Kun valinta on tehty, neuvotellaan ja allekirjoitetaan isännöintisopimus.
Sopimusneuvottelut
Sopimuksen sisältö tulee käydä huolellisesti läpi:
| Asia | Neuvoteltava sisältö | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| Palvelusisältö | Tarkka tehtäväluettelo | Ei tulkinnanvaraa |
| Hinta | Lopullinen hinta kaikkine lisineen | Kirjallisesti |
| Kesto | Määräaika tai toistaiseksi voimassa | Yleensä toistaiseksi |
| Irtisanomisaika | Molemminpuolinen irtisanomisaika | 3-6 kk on tyypillinen |
| Vastuut | Vastuun rajaukset | Vakuutusturva |
| Tietosuoja | GDPR-vaatimukset | Henkilötietojen käsittely |
Sopimuksen sisältö
Isännöintisopimuksessa tulee olla seuraavat asiat:
| Kohta | Sisältö |
|---|---|
| Sopijapuolet | Taloyhtiö ja isännöintiyritys |
| Tehtävät | Yksityiskohtainen tehtäväluettelo |
| Hinta ja maksuehdot | Kuukausihinta, erillisveloitukset |
| Voimassaolo | Alkamispäivä, kesto, irtisanominen |
| Vastuut ja vakuutukset | Vastuunrajaukset |
| Allekirjoitukset | Molempien osapuolten allekirjoitus |
Siirtymäkausi ja isännöinnin vaihto
Isännöinnin vaihto vaatii huolellisen suunnittelun:
| Vaihe | Toimenpide | Aikataulu |
|---|---|---|
| Materiaalit | Kaikkien asiakirjojen luovutus | Viimeistään viikko ennen |
| Tilien siirto | Pankkitilien käyttöoikeuksien siirto | Samana päivänä |
| Sopimusten siirto | Huolto- ja palvelusopimusten tiedot | Viikko ennen |
| Avainten luovutus | Yleisnavaimen ja muut avaimet | Samana päivänä |
| Tiedotus osakkaille | Uuden isännöitsijän yhteystiedot | Ennen aloitusta |
| Perehdytys | Kohteeseen tutustuminen | Ensimmäisten viikkojen aikana |
Käytännön esimerkki: Vanha isännöitsijä toimittaa uudelle kaikki asiakirjat, kirjanpitoaineiston, osakasluettelon, sopimukset, avaimet ja muun materiaalin. Siirtokokous järjestetään, jossa käydään läpi keskeneräiset asiat, tulevat remontit ja erityishuomiot.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö isännöinti kilpailuttaa?
Kilpailutus ei ole lakisääteisesti pakollista, mutta se on erittäin suositeltavaa. Kilpailutus antaa kuvan markkinatilanteesta, varmistaa kilpailukykyisen hinnan ja auttaa löytämään taloyhtiön tarpeisiin sopivimman isännöitsijän. Ilman kilpailutusta on vaikea arvioida, onko nykyinen palvelu hyvää ja hinta kohtuullinen.
Kuinka usein isännöinti pitäisi kilpailuttaa?
Suositus on kilpailuttaa isännöinti 3-5 vuoden välein. Tämä varmistaa, että palvelu ja hinta pysyvät kilpailukykyisinä. Jos taloyhtiö on erittäin tyytyväinen nykyiseen isännöitsijään, kilpailutusta ei välttämättä tarvita, mutta hintatason tarkistaminen on silti järkevää.
Voiko isännöitsijän vaihtaa kesken sopimuskauden?
Kyllä, irtisanomisajan puitteissa. Irtisanomisaika on tyypillisesti 3-6 kuukautta, ja se on määritelty isännöintisopimuksessa. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus voi erottaa isännöitsijän milloin tahansa ilman erityistä perustetta, mutta sopimuksen irtisanomisaika on silti voimassa.
Mikä on hyvä isännöinnin hinta?
Isännöinnin hinta vaihtelee taloyhtiön koon, sijainnin ja palvelutarpeen mukaan. Vuonna 2026 tyypillinen hinta on 25-60 euroa per huoneisto kuukaudessa. Suurissa yhtiöissä neliöhinta on yleensä alhaisempi. Hintaan kannattaa vertailla aina palvelusisältöä eikä pelkkää euromäärää.
Kannattaako valita halvin tarjous?
Ei välttämättä. Halvin hinta voi tarkoittaa suppeampaa palvelua, vähemmän aikaa yhtiölle tai enemmän erillisveloituksia. Kokonaiskustannus ja palvelun laatu ratkaisevat. On parempi maksaa hieman enemmän hyvästä palvelusta kuin säästää huonossa.
Mitä jos valinta epäonnistuu?
Jos uusi isännöitsijä ei täytä odotuksia, hallitus voi irtisanoa sopimuksen irtisanomisajan puitteissa ja kilpailuttaa uudelleen. Siksi on tärkeää, ettei sopimukseen kirjata liian pitkää irtisanomisaikaa tai määräaikaa.
Voiko isännöitsijä olla luonnollinen henkilö?
Kyllä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijä voi olla luonnollinen henkilö tai rekisteröity yhteisö. Pienissä taloyhtiöissä voi olla järkevää valita yksityinen isännöitsijä, mutta tuolloin tulee varmistaa sijaisuusjärjestelyt lomien ja sairauspoissaolojen varalta.
Lue myös
- Isännöinti perusteet
- Isännöitsijän tehtävät
- Isännöintisopimus
- Isännöinnin vaihtaminen
- Isännöinnin laatu
Asumisen, asuntokaupan ja remonttien työkalut samassa paikassa
Luo maksuton tili ja pääset hyödyntämään työkaluja ja kilpailutuksia, jotka auttavat tekemään parempia päätöksiä ja säästämään rahaa.
Lähteet
- Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) - Finlex
- Asunto-osakeyhtiölaki 7 luku: Yhtiön johto ja edustaminen - Finlex
- Oikeusministeriö: Asunto-osakeyhtiölain säädökset - oikeusministerio.fi
- Kilpailu- ja kuluttajavirasto: Asuminen ja kiinteistöt - kkv.fi
Artikkeli julkaistu 15.6.2026.